O que fazer para melhorar a administração do condomínio em 2019?
Síndico, 2018 foi um ano difícil, não é? Se você chegou até este artigo, com certeza está procurando dicas para administrar o seu condomínio e fazer com que 2019 seja um ano mais tranquilo
Talvez você tenha passado por alguma dessas situações:
- Recebeu cobranças e reclamações de condôminos que se tornaram uma grande dor de cabeça.
- Ficou sobrecarregado ao ter que cuidar dos diferentes aspectos que envolvem a administração de condomínio como gestão de funcionários, pagamentos a fornecedores, obrigações administrativas e inadimplência.
- Situações que pareciam simples fizeram um dia tranquilo se tornar uma grande correria.
Ninguém disse que a gestão do condomínio seria fácil, não é? O síndico de sucesso precisa não só possuir características de lideranças, como ter processos eficientes para garantir que tudo saia de acordo com o planejado.
Para te ajudar, separamos algumas dicas e ideias de gestão de condomínios residenciais que vão te ajudar a manter a ordem, deixar o seu trabalho mais tranquilo e evitar alguns problemas no próximo ano!
Vamos lá?
1 – A paciência é sua maior companheira.
Manter a calma pode parecer difícil quando problemas não param de surgir.
Mas o primeiro passo para atingir esse estado de espírito é evitar desgastes. A lógica é não se expôr ao estresse e não subestime situações aparentemente simples que acabam se acumulando e se tornando um incômodo.
- Delimite um horário muito rigoroso de atendimento aos condôminos, não abra exceções, afinal você não quer ser acordado às 3 horas da manhã com uma reclamação de um morador através do interfone.
- Crie canais de atendimento para solicitações, críticas ou reclamações. Seja por e-mail, livro do condomínio ou até um número de Whatsapp direcionado para a atividade.
- Não entre em brigas e não tome lados quando for solicitado. Mantenha uma postura racional sempre que possível.
- Pondere quais atividades demandam maior prioridade. Assim você poderá estabelecer prazos de acordo com a relevância da tarefa. Isso não só aumentará a sua produtividade, como acabará de uma vez por todas com aquela sensação chata de que “é tudo pra ontem”.
- Mantenha-se sempre positivo e confiante. Mostre que tudo se resolverá no seu determinado tempo. Se colocar à frente da resolução de um problema de forma tranquila, ajuda a impor sua autoridade e cria confiança nos moradores.
2 – Organize-se.
A organização torna tudo mais fácil.
- Mantenha absolutamente todos os documentos do condomínio em dia e organizados por ordem de importância para facilitar o acesso
- Registre todas as atas de reuniões, além de pedidos e reclamações, para que tudo seja atendido na medida do possível.
- Organize-se financeiramente, usar os aplicativos de bancos e agendar todos os pagamentos para os dias certos é uma ótima solução para não correr o risco de esquecer de pagar.
Você poupa tempo, já que não será preciso abrir todos os dias o aplicativo ou até ir ao banco, o que sabemos ser muito desgastante.
Existem muitos aplicativos e softwares que podem te auxiliar nesse processo, como o Condomínio21 e o CondomínioApp, que permitem ter uma visão financeira e organizacional mais ampla.
Leve a manutenção predial muito a sério.
- Tenha certeza que a empresa de inspeção da rede elétrica e hidráulica é de confiança, pesquise e saiba como ela está no mercado.
- Faça o mesmo para a verificação dos elevadores, corredores e áreas comuns.
- Certifique-se de que tudo está dentro dos padrões exigidos.
Investindo na manutenção preventiva as chances de haverem gastos com problemas futuros são muito menores. Além disso, você garante a segurança dos condôminos.
Outro quesito que deve ser muito bem organizado é a coleta de lixo.
A mesma não deve ser feita apenas nos apartamentos. Espalhe lixeiras de coleta seletiva por todas as áreas comuns e contrate uma cooperativa de reciclagem para que todo o lixo tenha um destino certo.
Mas como fazer com que os moradores cooperem com isso?
É aí que entramos na terceira dica!
4 – Comunicação é tudo!
Deixe tudo bem claro através da comunicação.
Sobre a questão de conscientização da coleta de lixo, entenda que tudo deve começar com os condôminos. Afinal, não adianta ter uma cooperativa contratada e as lixeiras, se os próprios moradores não contribuem com a separação.
- Envie cartilhas com instruções de como classificar e separar o lixo dentro de casa;
- Cole cartazes nas áreas comuns com informações.
- Seja o exemplo. Seja o primeiro a fazer e mostre para todos, faça com isso se torne um hábito em todo o condomínio.
Quando ocorrerem os períodos de manutenção dos elevadores, elétrica ou qualquer outra relacionada à infraestrutura, avise a todos com antecedência, para que possam se planejar sem se prejudicarem. Tenha certeza que todos estão cientes para que tudo ocorra da melhor forma.
Em casos de avisos de extrema urgência, cole-os no elevador, tanto na porta quanto na parte interna. Por ser uma área comum a absolutamente todos os moradores e com grande fluxo todos os dias, a mensagem chegaram mais rápido a todos.
Crie um quadro de avisos do condomínio para mensagens de rotina, manutenção, etc. Dedique um espaço para os próprios moradores deixarem seus recados, é importante que participem dessa parte.
Se tiver alguma dúvida quanto a isso recomendamos que leia o nosso passo a passo para a criação de campanhas de conscientização em condomínios
5 – Delegue atividades
Não tente resolver tudo sozinho. Você não pode ser síndico, supervisionar uma grande equipe de porteiros e seguranças e cuidar de cada aspecto administrativo sozinho. Monte uma equipe de confiança para te auxiliar.
Saiba quantos e quais funcionários o seu condomínio precisa.
- Busque auxílios que possam aumentar sua produtividade e tornar sua gestão cada vez mais eficiente.
- Conheça seus pontos fortes e fracos, com isso terá maior clareza na hora de priorizar a contratação de um parceiro.
- Delegue, não “delargue”. Você previsa supervisionar seus parceiros e colaboradores para garantir que os processos estejam sendo respeitados e manter o controle sobre a operação.
A terceirização de funcionários pode ser uma ótima opção em muito casos.
A empresa contratada seleciona os funcionários que melhor se encaixam para as necessidades de seu condomínio.
A inspeção fica também por parte da empresa, o que te dá mais tempo livre para resolver outros problemas e obrigações.
Em caso de faltas, a equipe não fica desfalcada, a empresa manda rapidamente outro funcionário para substituir.
Mas é muito importante pesquisar. Assim como o falamos no tópico de manutenção, é preciso ter certeza da idoneidade da empresa.
A maioria das vezes, as empresas mais baratas são as que prestarão o pior serviço, isso porque, para serem tão baratas, elas provavelmente estão privando algum direito aos seus funcionários, o que desvaloriza o trabalhador e aumenta a rotatividade dos mesmos.
Não há desvantagens na terceirização em condomínios, apenas riscos!