Como funciona a terceirização da portaria em condomínios na prática?
Você tem dúvidas sobre como funciona o serviço de terceirização da portaria em condomínios?
Esteja o síndico interessado ou não em contratar esse tipo de serviço, muitas empresas de terceirização só detalham seus métodos na reunião de prospecção
A falta de um modelo de prestação de serviços de fácil acesso no qual o síndico possa se basear para avaliar a qualidade e eficiência do que a empresa terceirizada propõe pode levar a escolhas prematuras.
O que em alguns casos pode ser um risco ao condomínio.
Pensando nisso, resolvemos abrir o jogo e contar como funciona o serviço de terceirização da portaria em condomínios da Americas Multiservices.
É importante ressaltar que este não é um modelo seguido por TODAS as empresas do mercado e deixaremos que ao final desse artigo, você tire suas próprias conclusões se a metodologia que utilizamos está alinhada com as necessidades do seu condomínio.
O orçamento.
Antes de fechar o orçamento, enviamos um especialista ao local para fazer o levantamento de quantos profissionais serão necessários para que a operação seja eficiente.
Além disso, observamos a localidade do condomínio, pensando sempre no tempo padrão de viagem dos colaboradores e de quantas passagens serão necessárias para que chegue ao local de trabalho.
Por que?
Muitos síndicos não têm noção exata do número de funcionários ideal de acordo com o porte do seu condomínio.
Vou dar um exemplo;
Se o condomínio é grande e o síndico solicita menos funcionários do que a quantidade necessária para que o trabalho dê resultados, a terceirização de portaria mostra-se ineficiente.
Ou se em um condomínio médio, contrata mais funcionários do que o necessário, alguns profissionais caracterizam-se como custos e prejuízo para o local.
Essas práticas têm o objetivo de fazer com que o orçamento seja justo e enxuto, mas de forma que não comprometa a qualidade da operação.
Planejamento
Contrato fechado, mãos a obra. Começamos a planejar nossas ações para o sucesso do projeto.
O primeiro passo é solicitar a administração a lista de moradores atualizada com prestadores de serviço autorizados pelos condôminos e o regimento interno do condomínio.
Após isso, agendamos uma visita técnica com a diretoria para avaliar as forças e fraquezas do condomínio em termos de segurança. Nosso procedimento básico é:
- Analisar a posição das câmeras
- Entender como é o processo de entrada e saída de veículos e pedestres.
- Identificar pontos cegos
- Verificar a viabilidade técnica de implementar serviços relacionados ao bem estar do colaborador, como refeitório, espaço de descanso, armário e bebedouro.
Após isso, um relatório é enviado a administração do condomínio com sugestões de otimização da organização e segurança no dia a dia.
Por que?
Entendemos que a terceirização vai muito além de ceder colaboradores para compor o quadro de profissionais do condomínio.
Entregamos acima de tudo, especialização e profissionais qualificados, a missão é tornar o condomínio mais seguro alinhando esses dois aspectos.
Falando em colaboradores, eles são o coração do serviço que prestamos, por isso sempre verificamos se existem maneiras de criar um ambiente saudável para que atuem com performance máxima.
Implementação
Com todas os processos definidos, é hora de implementar o serviço na prática.
Em primeiro lugar criamos um grupo no whatsapp com os envolvidos na operação: síndico, conselheiros, administração do condomínio, escritório e diretoria da Americas Multiservices.
E durante o processo de implementação, que dura em média 7 dias, tudo que é executado diariamente é lançado neste grupo em tempo real para fins de atualização do andamento do projeto.
Durante esse período, dois supervisores ficam alocados no condomínio para acompanhamento das atividades.
Após isso, no dia a dia, o serviço passa a ser monitorado todos os dias pela supervisão da Americas Multiservices, conforme prevemos em todos os contratos.
Por que?
Criar um canal de comunicação rápida com o cliente e atualizá-lo constantemente sobre o andamento do projeto o ajuda a ter controle do que é feito, evitando ruídos que possam prejudicar a experiência dos nossos clientes com o serviço.
A expectativa do síndico ao contratar uma empresa de terceirização de portaria é de que ele não precise lidar com a gestão de mais pessoas e possa focar em outras atividades chave do condomínio.
A transparência e a boa comunicação prestação de serviços oferece a tranquilidade para que ele possa lidar com outras questões relevantes ao condomínio com a certeza de que a operação funciona.
Ficou com alguma dúvida relacionada ao serviço? Conta pra gente nos comentários!