3 dicas visionárias para evitar problemas com funcionários do condomínio
Nesse texto quem vai falar com você… é você. Não, não, você não leu errado. Eu sou você no futuro, que após uma série de decisões ruins, viu o condomínio enfrentar sérios problemas.
Podemos nos chamar de “Síndico do Futuro”? Vai facilitar! Estou aqui pra te ajudar, nós gostamos de listinhas, não é? Então, farei algumas de pontos que você precisa se atentar para não se tornar eu na sua função!
Confesso que sempre tive muitos problemas na administração do condomínio, como você sabe. Até por uma questão de tempo e organização. Ser síndico demanda muito de nós e acabei me perdendo.
Já tinha ouvido falar sobre como lidar com funcionários do condomínio, mas como sempre me considerei (ou nos consideramos, né?) muito independente, acreditava que durante o processo, ficaria fácil lidar com isso sozinho. Esse foi meu primeiro erro.
Meu problema principal foram contratações problemáticas. Problema esse enfrentado pela grande maioria dos síndicos que não tomam cuidado com as admissões que fazem.
Esses são os pontos iniciais principais em relação a essas contratações problemáticas:
Preparação do Funcionário:
Como saber se o funcionário realmente está apto para o cargo?
Bom, como sindico o mínimo que tinha que fazer era treiná-lo. Treinar. Treinar. Treinar… contudo, mesmo com tanto treino, o zelador Roberto, parecia desinteressado e não conseguir administrar sua área de acordo com o padrão correto.
Alguns estão tão despreparados para certas funções que eu era obrigado a substituir eventualmente, e lá vamos nós de novo… Treinar. Treinar. Treinar.
Não nego aqui a importância de uma boa orientação, mas também deixo em questão a importância de se ter funcionários já preparados e com expertise comprovada para tal função.
Presença do Funcionário:
Agora vamos lembrar da nossa época de escola?
Sabe o dia da apresentação de trabalho em grupo e o coleguinha claramente despreparado ou falta ou decide apenas “passar o slide”?
É basicamente a mesma coisa quando um funcionário falta ao serviço do condomínio. Assim como no trabalho em grupo da escola, a displicência ou ausência de uma pessoa pode causar problemas a muitas outras.
Por isso um funcionário faltante, independente da questão da falta, sempre foi um grande problema para mim.
Claro que entendo que infortúnios existam e nem todo mundo vai estar sempre, porém não ter um plano de substituição rápida não é mais uma opção. Uma vez, eu mesmo fiz o trabalho do Zelador Roberto, para não deixar o condomínio na mão.
Direitos Trabalhistas:
Se não bastasse toda questão administrativa do condomínio, ainda tinha que ter atenção aos direitos trabalhistas dos funcionários.
Nesse vai e vem de funcionários não preparados, toda situação de trabalho tem que ser revista. Novos contratos. Novos direitos à serem pagos. Tudo de novo. Dessa vez, imagine a internet do seu celular que para de funcionar toda semana, e toda semana você precisa abrir uma chamada com sua operadora e realizar todos os trâmites necessários.
É um looping sem fim. Não ter alguém para tomar conta dessa parte foi um dos principais erros que tive, muita dor de cabeça poderia ter sido evitada!
Bom, você já viu como a gente teve problemas, né? Agora é a hora de falar de soluções. Quando me perguntam se eu faria algo diferente, eu fujo do clichê e digo: SIM! Eu teria me preparado melhor para fazer as contratações certas ou pedido ajuda de alguém especializado, como uma empresa de RH ou de terceirização de serviços.
Se eu pudesse começar tudo de novo, faria em 3 partes:
1) Seleção dos Profissionais Ideias
Ser um funcionário ideal está ligado a ter o perfil e a qualificação para vaga. Partindo desse princípio, precisamos identificar o perfil correto:
- Para selecionar um perfil, a boa entrevista é essencial. Se possível, com um profissional de RH capacitado presente, vindo de uma administradora de condomínios de confiança.
Você vai precisar que seu condomínio tenha pessoas de personalidade amigável, que se relacionem de maneira respeitosa com os condôminos. Com todos os problemas que pode ter, encontrar alguém de boa índole é o básico, e até nisso, eu pequei.
- Um erro comum, que pode ser auxiliado por uma prestadora de serviços, é analisar os antecedentes trabalhistas do possível funcionário.
Entrar em contato com outros locais de trabalho pedindo referências sobre a pessoa, verificar se não houve nenhuma queixa grave ou ação judicial. Toda essa pesquisa pode evitar que você enfrente alguns problemas com funcionários como aconteceu na minha administração.
- Já falamos muito sobre qualificação. E nesse primeiro momento é a hora de checar isso.
Nunca tentei descobrir mais a fundo sobre as competências dos funcionários. Onde eles aprenderam o que fazem, se fizeram cursos de especialização ou se qualificaram com alguma empresa, os certificados e comprovantes de aprendizagem que venham a ter ou pelo menos locais que exerceram a função.
Isso não está ligado diretamente com as questões de antecedentes, mas sim com o funcionário ao menos mostrar aptidão para a função que vai exercer.
2) Treinamento e Capacitação
O último ponto do número 1); fala sobre qualificação. Qualificar. Capacitar. Em condomínios isso acaba sendo uma via de mão dupla. O funcionário tem que chegar preparado, porém cada condomínio é um condomínio, então, treinamentos e orientações especiais devem ser passadas:
- Por mais que você opte por um funcionário vindo já preparado de uma prestadora de serviços, é importante ambientá-lo no condomínio. Você deve orientar a empresa de terceirização a explicá-lo as regras, como lidar com os moradores, explicar casos especiais que possam vir a ocorrer na rotina e ter certeza que o funcionário se sinta bem no local. No Futuro, tive muitos problemas com funcionários que atuavam no meu condomínio da mesma forma que fazia em outros.
- Orientar com o intuito de promover segurança dos condôminos também é essencial. Lembro que pouco se falava sobre como o ambiente exterior se envolveria com o condomínio. Conferir quem entra e sai, estar atento a irregularidades na estrutura e na mini sociedade do condomínio, tudo isso também deve ser passado para o funcionário. Oriente para ser um braço direito na segurança do condomínio, e não um possível problema.
- Mas têm algo importantíssimo que eu preciso te dizer, caso você opte por um funcionário terceirizado, você deve passar as orientações para o supervisor da empresa para que ele explique aos funcionários. Em hipótese alguma oriente ou chame a atenção dos funcionários diretamente, isso pode trazer complicações para o seu condomínio.
3) Gestão no Dia a Dia
Com tantos passos errados durante o caminho, claramente o dia a dia do meu condomínio no futuro têm seus problemas. Porém, muitos deles poderiam ser resolvidos com um gestão de qualidade.
- Feedback! O famigerado feedback. Talvez se eu os tivesse dado mais, meus funcionários teriam sido mais eficazes. O feedback não tem que ser dado uma vez a cada tantos meses como se fosse algo obrigatório, uma prova. Pense novamente na época da escola, você achava justo ser avaliado por UMA prova? Um recorte de toda experiência de aprendizagem? Não! O feedback do funcionário tem que ser dado diariamente. A cada queixa, a cada elogio. Ter reuniões individuais e em grupo para ouvir e falar a respeito do serviço dos funcionários torna o ambiente do condomínio muito mais seguro para ambas as partes. Todos queremos ser ouvidos e contemplados.
- Tenha certeza que as obrigações trabalhistas previstas na legislação estão sendo cumpridas. Com o salário no bolso e os seus direitos cumpridos, o funcionário trabalha muito melhor. E isso é um trabalho diário. Todo mês você precisa zelar pelo bem estar financeiro e psicológico dos que estão do seu lado.
- Medidas corretivas para situações que saem do controle também são necessárias. Caso algum funcionário não esteja se adaptando nem com feedbacks e treinamentos, é necessário substituí-lo. Caso tenha uma prestadora de serviços, esse processo fica mais fácil.
Bom, como Síndico do Futuro, quis deixar essas dicas para você! Que não sou eu de fato, mas sim todo novo síndico que quer fazer esse trabalho da melhor maneira.
Não cometendo erros que hoje em dia, são inaceitáveis. Através da experiência, podemos juntos tornar o ambiente que você administra um exemplo para os outros!